我们出去旅行的时候会发现，一样大的行李箱有人的能装七八件衣服，而我们却只能装三四件，衣服多的时候还需要带两个行李箱才行。其实这都是因为没有好好规划行李箱的摆放空间，试想一下，把衣服按照薄厚大小叠放整齐和将衣服胡乱团在一起，哪一种能放更多呢？答案是显而易见的。
我们在使用钢制档案柜进行档案管理工作的时候其实是同一个道理，如果我们把文件资料不分种类的胡乱存放，档案柜里这里放一些，那里放一些，那么当文件资料多的时候高处的资料就会下滑下来，我们就只能换一个地方存放，长此以往这就是个恶性循环，看起来很大的钢制档案柜很快就放“满”了。
想要提高钢制档案柜空间利用率，我们就要对自己要保存的资料进行分类，一个是要对文件资料的性质进行分类，比如专门划分出人事档案保存的空间，或者是经营类资料放在一起，可以使用档案袋进行分类存放，这样的话查找方便而且也不会出现资料堆积的情况，整个钢制档案柜中的文件一目了然。
除了上面说到的在档案管理中需要注意的问题之外，我们最好能在采购钢制档案柜的时候就注意这个问题，提前整理一下需要保存的文件资料，再根据这些资料来决定买哪一种规格的钢制档案柜，这样就免去使用中发现钢制档案柜内部空间利用不全的情况了。
公司在经营中需要的支出有很多，如果我们能通过合理的文件分类储存提高钢制档案柜的利用率，不仅能为我们节省采购开支，而且能帮我们提高档案管理效率。
