对于很多购买档案密集架的用户来讲，操作档案密集架是一件非常简单的事情。人自主学习的能力非常强，在了解购买这件产品的时候潜意识可能就已经了解熟悉该产品的使用方法。就像是使用电子产品，智能档案密集架的操作使用方式与其大同小异。在断电这种特殊情况之下，智能档案密集架也可以进行手动操作，这就与手动档案密集架的使用操作是一样的。
手动档案密集架的移动原理：
管理人员通过人力摇动手柄，手柄所受的力通过传动机制来带动密集架架体在导轨上进行移动。档案密集架的每一列都具有手刹制动装置。手刹在OFF位置时，架体不能移动，在ON位置时，架体可移动，这可以充分保障密集架的制动安全。每列密集架架体的侧面板上有标签框，移动列底部有防倒装置，每一列装有总锁，用于整体的锁闭，起到安全保护作用，导轨的端部安装限位装置，来防止手动密集架脱离轨道。
手动密集架的开启和闭合操作：
在整个档案密集架的列组中，每一列架体都装有锁定机构，在开启档案密集架之前，必须要先打开总锁，把锁定机构的开关设定到开的位置，才能进行摇动操作。在完成取档调档工作之后，再次摇动摇柄，使档案密集架呈现闭合状态，然后把锁定机构的开关设定为关，锁好总锁，算是完成了一次架体的运行操作。
手动档案密集架的保养维护：
档案密集架为什么有超高的耐用性，除了生产的材质和工艺特殊之外，也得益于档案密集架的保养维护。手动档案密集架的运行主要依靠传动系统精密滚子链条进行传动。当运行一段时间之后，可以打开底部层板，给链轮和轴承家住润滑油。还要保持档案库房处于干燥通风的状态，避免潮湿损害架体和档案文件。档案密集架的架体主要采用的是喷粉工艺，擦拭表面尽量避免使用高浓度酒精，汽油、松香水、会使表面失去光泽。
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