近年来，面对档案信息资源的需求量、检索率、时效性等需求的提高，档案馆传统的档案倒排架、馆藏利用、清点与服务等业务流程及档案管理模式渐显乏力，难以适应现时档案管理工作的需要，因此将智能档案柜/档案资料智能存放柜安装于库房中，将RFID技术嵌入到档案库房管理工作中，使员工从繁重的体力劳动中解放出来，提高档案流通效率和工作效率。推行利用档案资料智能存放柜设备和RFID技术，是助力档案信息化效能和降低成本的有效保障，具有重要的划时代意义。
一、档案资料智能存放柜的优势
档案资料智能存放柜是通过实体设备与人工智能技术、网络技术、视频采集技术、生物识别技术等多技术手段相结合，综合运用多项开发工具和技术打造的批量档案存储智能设备，具备清晰大屏、方便操作，超强处理器、操作运行稳定，语音交互、管理简单轻松，物品导引、快速查找档案，二维码开架、扫码即开，智能灯光、节省电能，一键检测、精准判断故障等特点。
二、RFID档案管理系统的功能
基于RFID档案智能管理系统，将档案定位与导航、门禁系统、标签、排架与盘点平台、自助借还档案以及档案服务工作站等系统软件整合与优化，实现快捷而高效的档案库业务管理模式，缓解传统的档案管理的压力，使档案管理员从繁琐而繁重的工作中解脱出来。
1、档案区域定位与导航系统。
在档案资料智能存放柜库房中，RFID技术可以完成对档案资料位置、格式、数量、内容等信息进行标识，对文献属性加工，识别设备读取标识信息，RFID技术将档案上的电子标签扫描后，通过电子标签对档案区域进行定位，中央服务器负责核准信息，将允许阅读的档案信息传送到信息处理中心进行转码之后通过物联网和用户的端口实时进行页面导航，就可以获取档案的名称与编号等，实现人与档案、档案与档案之间的智能感知，方便读者自助查找。
2、档案库房门禁智能系统。
首先RFID系统通过扫描借阅者的个人信息，由此掌控每日来馆数量、进出馆的时间等情况，根据数据统计分析，做好档案资料智能存放柜库房的档案资源配置和共享，优化业务管理程序，提高工作效率。其次，门禁智能系统能够起到安全防控的作用，RFID系统生成数据上传到档案管理系统后，当利用这些带档案履行借阅手续后，门禁会智能感应识别信息，若有特殊情况，门禁系统会自动报警，保障档案资料的安全。
3、RFID技术增强档案的精准性。
传统的档案入库主要是以档案管理员人工操作为主，容易出错并且时有录入档案数量与档案不吻合的现象，给档案资料的维护与管理带来极大不便。RFID作为流通管理介质增强了馆藏档案的精准性，成功地完成档案剔除、档案移位更改、新档案入库等“一站式”业务管理流程，实现传统“应然”馆藏管理模式向现代“实然”馆藏管理模式的转型，提升档案管理工作信息化步伐与工作效率。
4、自动排架、分拣和盘点。
RFID技术不同于传统的档案排架方式，它使得档案库房的排架方式更为方便灵活，打破了档案库房时间与空间的界限，通过RFID标签精确定位的功能，有效地解决档案排错架、放乱架的问题，手持射频识别阅读器可以快速读取多标签，通过无线网络传输到计算机上，计算机系统可以快速地感知档案库房档案信息资源，确保档案信息的排列与分布的准确性和可靠性。
5、自助借、还档案功能。
RFID技术缓解借阅的高峰，在整个档案借阅和归还过程中无需人工辅助，用户完全可以通过档案自助借还机操作，还可以了解档案超时以及延时等情况，极大地增强了用户的兴趣，提高了档案资源利用效率。
由此可见，档案资料智能存放柜以及RFID技术拓展与创新了档案库房的管理模式和服务模式，优化了档案库房的业务流程的各个环节，使得档案库房更加个性化、人性化和智能化。
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