作为保存各类重要档案的永久基地和社会利用档案信息的中心，档案库房的职能是保存历史和服务社会，一体化智能档案库房营造了档案科学、安全的保存环境，开辟了方便、快捷利用档案信息的有效方式和途径，真正提升了档案库房社会智能是实现能力，本文加以分析。
一、一体化智能档案库房是档案安全的守护神
（1）安全监控系统
为保证档案库房管理和利用的安全，对档案库房、档案检索式、档案阅览室、出入通道等公共场所和重要部位通过安装摄像机进行实时监控，有效地掌握进入档案库房人员和利用者阅览档案的情况。
（2）火灾自动报警和消防联动控制系统
任何建筑均离不开防火，火灾消防系统已经成为建筑物不可分割的重要组成部分，消防监控系统如何在火情发生时准确判断并进行系统联动，及时扑灭火灾，确保财产和人身安全是建筑智能化的一个重要方面。通过在档案库房中安装自动烟感温感报警探头和灭火系统，坚实和防范各功能空间的安全情况，并将所有信息收集并反馈到总控室，一旦发生火警并经确认后，自动或手动联动控制，迅速消除险情，确保档案和人员安全。
（3）门禁系统
档案库房档案库房是档案馆安全保卫的重中之重，进入档案库房的管理人员需经专门授权，进入库区时，门禁系统自动判别被检查人员的身份是否有效之后方可通行，同时记录其份及进库时间。
（4）温湿度自动监控系统
档案保存质量与库房保管环境的温湿度息息相关，及时调节控制库房的温湿度在适宜的范围之内，是保护和延长档案寿命的关键。档案库房温湿度自动监控系统能够实现档案库房温湿度采集、监测、记录、分析的自动化管理，在温湿度超过警戒线时能够发送报警信号，并自动或人工启动设备及时温湿度调控，使之与档案所需存放环境相适应。
（5）红外监测和安全巡更系统
档案库房闭馆之后的档案安全问题也十分重要，除档案馆各种向现代化安全设施充分发挥作用和加强门卫管理外，档案库房重点部门还要通过红外监测和加强夜间巡视进行安全防范，一旦重点部位情况异常，红外监测系统迅速向中控室报警。
二、一体化智能档案库房拓宽档案信息服务的途径
（1）为规范档案信息的现代化管理创造条件
档案库房智能化是实现档案现代化管理的必备条件，计算机网络技术的飞速发展，加快了国家信息化建设的步伐，电子政务、ERP等管理平台的应用使得无纸化办公成为显示，电子文件的大量产生已成为不可阻挡的潮流，一体化智能档案库房中档案管理信息系统，改进了传统的手工档案管理模式，规范了档案著录、编目、统计、数字化加工、数据库建设与维护等档案管理工作。
（2）提升档案利用工作的管理效率
在为利用者进行查询和提取档案案卷时，使用档案管理信息查询系统并采用电脑控制密集架、档案条码识别等技术，具有使用方便、查询快捷、准确定位等优势，大大提升了档案利用工作的管理效率，同时为档案信息与需求者之间架起了个性化服务的快速通道，极大地方便了档案利用者。
（3）有效保护馆藏档案原件
通过计算机在局域网或互联网上利用档案信息，实现对针对档案原件的有效保护。
（4）开辟档案信息利用模式的新思路
网络使档案库房拓宽了与外界交往的渠道，档案库房不仅与各单位建立了数据联通的快捷通道，同时为社会公众利用公开档案信息搭建了一个桥梁，克服了地域空间的遥远，拉近了档案与社会百姓的距离，使档案信息的远程网络利用传递变为现实，节约了时间、经费等成本。一体化智能档案库房开辟了档案信息利用的新途径，提高档案信息的利用率和档案信息资源的共享程度，提高档案自身的使用价值和社会效益，与信息时代发展趋势相吻合。
随着技术的发展和实际需求的变化，一体化智能档案库房的功能会有新的完善和增加，当然，智能档案库房功能的实现还必须和平时管理紧密结合起来，这样才能真正体现并发挥出智能档案库房的强大优势！
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